iStan - nytt system for innkalling av vararepresentanter

Når representanter i styrer, råd og utvalg melder forfall til møter, kaller vi inn vararepresentant. Frem til nå har vi gjort dette ved å ringe til de som står som varaer i de forskjellige styrer, råd og utvalg. Fra og med 1. februar går vi over til å kalle inn vararepresentanter via SMS.

Sist endra 31.10.2024 10.17

Det er flere årsaker til at vi går over til varainnkalling på SMS:

  • det tar mye tid for servicetorget å ringe rundt, spesielt når det er mange forfall til de store utvalgene
  • for mange vararepresentanter er det enklere å svare via SMS enn å svare på telefon på dagtid (pga. jobb etc)
  • og vi får dokumentasjon på hvem som har fått forespørsel om å være vara, og hvem som eventuelt har takket nei/ikke svart.

Hvordan fungerer det?​

Slik ser systemet ut for servicetorget, og du ser også malen for hvordan SMS ser ut.

​

Representanter melder forfall i Møteportalen, som tidligere. Vi sender ut SMS til den personen som står som første  vara.

Avsender av SMS er et langt nummer - men det vil være det samme nummeret hver gang det kommer varainnkalling. Nummeret er 26199000003934.

NB! Det er viktig at vi hele tiden har rett mobilnummer til de som er vara. 

I meldingen står det møtedato, tidspunkt, styre/råd/utvalg det trengs vara til, og møtelokasjon. Du får også en svarfrist.

  • Dersom du har mulighet til å stille på møtet, svar JA på meldingen
  • Dersom du ikke har mulighet til å stille på møtet, svar NEI på meldingen
  • Dersom du svarer nei, eller ikke svarer innen oppgitt svarfrist i meldingen, vil forespørselen gå videre til nestemann på vara listen

Du skal kun svare JA eller NEI på meldingen. Du kan bruke både store og små bokstaver.

Dersom du ikke kan, er det fint om du svarer NEI så fort som mulig. Da får neste person på lista forespørselen fortere, i stedet for å måtte vente til din svarfrist er ute.

Når noen takker ja, får servicetorget beskjed om at vara er på plass. Vi legger dette inn i Møteportalen.

Prosessen over gjentas når eventuelt neste representant melder forfall, men SMS vil da ikke gå til de som har takket ja (og allerede skal møte) eller de som har takket nei. De som ikke har svart innen fristen, vil få ny SMS.